你的邮箱中，有没有收到过类似的邮件？乍一看，这封邮件好像是专门为你而发的，邮件标题里写着你的名字，内容中写了你的大学、专业等等个性化信息。但仔细一想，你又肯定知道，这种类型的邮件，绝无可能是对方专门为了你而撰写的，肯定是批量群发的。

如果你的岗位是互联网运营，那么你对这样的邮件肯定不陌生。通过邮箱触达用户时，加上这些个性化的内容，显然用户会更愿意点开和了解。一般在大型的互联网公司，这样的邮件往往会有研发的参与，能够帮助你自动批量生成个性化的邮件。不过，如果你只是想自己试试手，其实完全无须研发的介入，通过 Word 也可以做到。而且，通过本文你会发现，除了生成这样的邮件之外，它还有不少应用的场景。

邮件合并是什么？

在 Word 中，许多人最陌生的选项卡可能就是「邮件」了。的确，如果不熟悉 Word 的话，切换到这个选项卡，一半多的按钮都是不可点击的状态，唯一能点的几个按钮，点击后又会跳出来一堆不明所以的子选项。

但其实，这个功能的本质，用一句话来概括：就是以固定模板来批量生成动态内容。怎么理解这句话呢？回过头去看看文章开头的那封邮件，这个概括有三个核心定义：

1. 固定模板：整封邮件中，没有被高亮的部分其实都是固定的。不变化的部分，既包含了不变的内容，如邮件行文中的通用部分；也包含了不变的格式，如文字颜色、大小、背景图片等。
2. 动态内容：显然，这封邮件中有三个动态内容，依次为学校、姓名、专业。不同人收到的这封邮件，实际上只有这三个内容是不一样的。
3. 批量：既然在不变之中，只有三处变量，那么 Word 帮助我们实现的，就是批量地将变量填充进去，整个过程完全是自动化的，不需要像手工操作那样来回地复制粘贴，而只需要设置好固定模板，指定好动态内容，一个按钮就搞定了。

看到这里，你可能发现了，如果按照这个定义来看，这种模板固定、内容动态的，不一定只能是这种邮件。没错，这可能是 Word 中从命名上来看，最容易被人误解的功能了。「邮件合并」并不仅仅只能生成邮件，相反，只要这个文件符合模板固定、内容动态的条件，它都可以用其来生成。例如，像工牌、标签、准考证、工资条、邀请函等等，都符合这个特点。

第一次使用邮件合并：批量生成奖状

接下来，我们就一个具体案例，来尝试第一次使用邮件合并，了解它的基础功能。

比如说，公司年末评选出了需要表彰的员工，为了给员工更多的荣誉感，现在需要制作一批奖状。假设现在共有超过 50 名员工获奖，如何使用「邮件合并」功能，快速地批量生成所有奖状呢？可以看到，和前面邮件的案例很像，每一张奖状中，在变化的动态内容有：公司分区、员工姓名、工号、所获荣誉这四个变量。

一、准备固定模板和动态内容

正如我们前面提到的，要让「邮件合并」功能发挥作用，少不了两样基础材料：固定模板、动态内容。为了方便读者一起动手实践，大家可以下载回来后跟着文章一起动手试试。

• 固定模板：点此下载奖状 Word 模板
• 动态内容：点此下载员工信息 Excel 模板

二、开始邮件合并

准备好了基础素材后，就可以打开 Word 模板文档，进入「邮件」选项卡，开始操作了。

第一步就是「开始邮件合并」，可以看到这里提供了信函、电子邮件、信封、标签、目录五种选项。这五个东西有什么不同呢？从核心区别上来说，目录和前四个不同。我们知道，每一条动态生成的内容，其实就对应着 Excel 表格中的一行。

• 信息、电子邮件、信封、标签这四个类型：每生成完一行 Excel 中的动态内容，会自动插入一个下一页的分节符，使页面从新的一页开始。
• 目录类型：每生成一行 Excel 中的动态内容，不会插入分节符，会接下去继续生成下一行的动态内容。

显然，邀请函、询证函等需要一份占据一页纸的，不能选择目录。而像准考证、工牌、工资条等，占不满一页纸，打印出来以后可以从一页纸上裁剪出多份的，为了节省纸张可以选择目录。除了这个核心区别以外，信封、标签提供了额外的快捷功能选项，这里就不展开讲细节了。

以生成奖状为例，因为一个奖状占满了一页纸，所以这里选哪个类型，倒也无所谓，就以信函为例继续往下好了。

三、选择收件人：导入动态内容

接下来就是将 Excel 表格中的原始数据，与这个 Word 固定模板相关联。在 Word 中的按钮名称是「选择收件人」，但其实你把它理解成「导入动态内容」，反而更好理解。选择「使用现有列表」后，在文件夹中找到第一步中的 Excel 动态内容模板，将其中的数据与 Word 固定模板相关联。

四、插入合并域：指定固定模板中显示动态内容的地方

当把动态内容的 Excel 导入后，「插入合并域」这个按钮就亮起可以操作了。很容易理解，这里可以插入的合并域，实际上就对应着 Excel 表格中的表头标题行。

那么，我们只要在奖状中的相应位置，把属地、员工姓名、工号、称号这四个动态内容，依次插入就可以了。注意，如果你希望这四个动态内容有不同的格式，如属地字体小，员工姓名字体大且加粗，你可以直接选中这些合并域，然后像调整正常文本一样，调整它们的格式。最终批量生成的文档，也会按你设置的格式一样。

五、完成并合并

完成前面几步后，最后只需要点击「完成并合并 → 编辑单个文档」，Word 便会按照你定义好的模板，生成一个新的 Word 文件。在新的 Word 文件中，一共有 59 页，每一页对应着一张奖状。

至此，你应该已经对「邮件合并」这个功能有了大概的认识，接下来我们就说说几个进阶用法。

进阶：插入图片

使用「邮件合并」生成完了奖状之后，大多数类似的场景，相信你都可以举一返三了。不过，在生成准考证、工牌的时候，往往上面会印上头像和照片，但在前面的例子里，插入的合并域只能是 Excel 中的文本字段。有没有办法，能让图片也成为一种动态内容插入呢？

当然是可以的，这就需要结合 Word 中的域。你可能发现了，在提供的 Excel 模板中，有一列「头像」中，填充了每个文件的存放地址。你可以在这里下载这些头像到你的电脑后，按照实际文件地址，修改 Excel 表格中的路径。

⏬ 点此下载示例头像.zip

要想让图片也动态地插入进去，就需要借助 Word 中的域。我在《Word 页码使用指南 | 实用技巧》一文中其实已经介绍过这个概念，域就是 Word 中的变量。无论是页码，还是前面提到的合并域，在 Word 中都是一个变量。那么图片也是一样的，它的变量就是不同的文件地址。

因此，在菜单中选择「插入 → 域」，找到「IncludePicture」，这个域可以按文件地址来显示图片。不过，如果你直接插入，会显示「错误！未指定文件名」。这很正常，毕竟这个域需要指定文件路径，而此时我们都还没有填写。

你可以试着在 Word 文档中按下 Alt-F9（在 macOS 中则是 Fn-⌥Option-F9），这时会让域显示它们的「真身」。这时，在 {INCLUDEPICTURE * MERGEFORMAT} 插入「头像」。这样子，随着邮件合并读取 Excel 中的每一行内容，头像也会动态地指向不同的路径地址。

接下来，只需要「完成并合并」。不过，记得合并类型要选择「目录」，毕竟，一页可以容得下多个工牌，如果选择「目录」以外的其它选项，就会如前文中所介绍的，一个工牌会占据一页纸。

然而，当你完成合并后，发现新得到的文档还是有一些问题。头像要不还是显示「错误！未指定文件名」，要不生成的头像都是一模一样的。一般这种时候，只需要全选整个文档，按 F9 刷新，就可以得到正常的头像了。不过，在 macOS 版本的 Word 当中，可能是由于沙盒机制或别的原因，一旦你使用 F9 刷新，Word 会弹出对话框，要求你对每一张图片进行授权。

图片多的话，这样操作显示不现实。因此，如果你使用 macOS 版本的 Word 遇到这个问题，最好的解决办法是前往「偏好设置 - 文件位置」当中，设置「图像」类似所在的文件夹位置，就可以一劳永逸地解决这个问题。再次回到文档编辑中，全选按下 F9，Word 就会直接更新所有的头像了。

进阶：制作标签

还有许多时候，我们希望借助「邮件合并」功能帮助我们批量在一页纸上生成标签，例如产品标签、物件标签等等。举个例子，现在要给员工每个人的储物柜贴上标签纸，标识每个柜子的所属人和部门，就可以用「邮件合并」。

顾名思义，需要是要批量生成标签，在「邮件合并」中的类型就应该选择「标签」。Word 会弹出一个「标签选项」，里面已经内置了大量的不同尺寸的标签供我们挑选。根据这些尺寸，Word 其实是会帮我们快速地生成对应尺寸的表格。不过，如果你希望自定义标签的尺寸，自然也可以。只需要选择「新建标签」，这里面的选项看似复杂，但其实修改时，上面的示意图也会随着变动。只要结合上面的示意图变化，不难发现其实上边距和侧边距决定了纸张四周留白，纵向跨度和横向跨度决定了标签之间的留白。一般来说跨度需要比标签高度/宽度稍大出一点点，才方便后续的裁剪。

在制作标签时，先从第一个格子开始，插入你想动态显示的内容，并设置好相应的格式。例如，我们希望贴纸上注明每个柜子所属的员工姓名、部门和编号，并且为了美观，字体加粗，且居中显示。

接下来，就是「标签」类型特有的一个功能。注意到此时选项卡上的「更新标签」按钮可以点击了。当你点击后，第一个标签中的内容和样式，会被复制到其它格子当中。注意，制作标签时一定要点击「更新标签」，不然直接生成合并文档的话，每一页只有第一个格子中会显示标签。当更新以后，整个模板就会自动刷新成这样子了。之后，如果你还希望调整标签的内容或者样式，都在第一个标签上调整，任何改动要同步到所有标签上，都需要点击「更新标签」。

这时，再去点击完成并合并，就能得到所有的标签了。

进阶：使用「规则」

细心的你可能发现了，在上一节的标签当中，当点击「更新标签」时，除了第一个小格子之外，之后的每一个标签，都多出了「下一记录」的显示。其实不难理解，这个指令告诉 Word，上一行的动态内容已经显示完了，看到这个标记后，接下来的内容，请从 Excel 动态内容中的下一行开始读取。

这个「下一记录」就是一个「规则」，从本质上来说，它也是一种「域」，你可以从选项卡中看到，「邮件合并」功能提供了 9 种所谓的规则。

刚好，有 Power+ 的读者在 Slack 中提问：如何使用邮件合并功能，实现如图所示的效果？通过与其进一步沟通，发现其重点是希望实现其绘制的两层嵌套。

看到这个提问，我也的确想到以前看到过的一个使用场景。有一家公司需要将大量的英文内容翻译成中文，招聘了数十人的翻译团队，并且将英文原版内容拆分到 Excel 表格中，如 A 列是一级标题，B 列是二级标题，C 列是需要翻译的小节内容。然后再将这些内容分给不同的翻译员，最终翻译完成后，再重新汇总成文。那么这个最终汇总成文的过程，基本上就是这位读者想要实现的。虽然我不知道那家翻译公司是否使用了「邮件合并」功能，来将 Excel 中的拆分内容，重新组合成文本，但经过一翻探索，这个需求是可以用「规则」实现的。

为了便于示例，在演示文档的 Sheet 2 中，模拟了一份类似于提问读者的数据，我们来看看怎么还原为 Word 中的样子。

我们先来分析一下基本的思路：

1. 优先显示一级「类别」列；
2. 当「类别」没有发生变化时，显示二级的「明细」；
3. 当「类别」与上一行不同时，生成新的「类别」；

翻译成 Word 中的规则，则需要写成：

{ SET C1 { MERGEFIELD 类别 } }
{ IF { C1 } <> { C2 } "{ MERGEFIELD 类别 }
{ MERGEFIELD 明细 }" "{ MERGEFIELD 明细 }"} { SET C2 { MERGEFIELD 类别 } }

这里有三点需要注意的：其一，这里的 {} 其实是 Word 中的域，你不能直接复制粘贴到 Word 中，必须使用 Ctrl-F9（在 macOS 中则是 Fn-⌘Command-F9）插入一对大括号，然而在其中输入域的名字才行；其二，{ MERGEFIELD 变量名称 } 是在显示域代码时，展示的「合并域」的域代码，这个变量名称就是插入的合并域名称；其三，因为固定模板还要考虑到格式的问题，因此在写这段逻辑时，格式（特别是换行）也需要考虑在内，因此显得更加乱了。

为了便于理解，我们暂时忽略格式（换行）的问题，以最清晰的逻辑展示形式，这段规则应该是这样的：

{ SET C1 { MERGEFIELD 类别 } }
{ IF { C1 } <> { C2 } "{ MERGEFIELD 类别 }{ MERGEFIELD 明细 }" "{ MERGEFIELD 明细 }"}
{ SET C2 { MERGEFIELD 类别 } }

可以看到，实际上就是三句话，两个规则：

1. 「设置书签」，对应 { SET 变量名 值}：这里的「书签」实际上就是我们理解的变量。前面的思路分析已经提到了，我们需要判断上下行之间的「类别」有没有发生变化，那么就需要两个值来做比较，C1 书签记录的是本行「类别」的值，C2 书签记录的是上一行「类别」的值。
2. 「如果…那么…否则…」，对应{ IF 判断条件 结果为真的值 结果为假的值 }。也就是说，根据 C1 与 C2 是否相等，当「类别」没有变动时，即 C1<>C2 为假，我们只需要显示「明细」。如果「类别」发生了变动，即 C1<>C2 为真，那么则显示新的「类别」，同时换行，显示该行的「明细」。

通过这样的方式，就实现了该读者想要的两层循环。不过，如果按这样的方式生成合并文档，会发现漏掉了第一个类别，即缺少了一个 A。这是怎么回事呢？

倒回去分析一下，不难发现问题出现在第一次判定 { C1 } <> { C2 } 这个条件时。由于在第一次执行到这里时，还没有生成变量 C2。而根据结果中缺失了第一个 A，可知判断条件走向了「结果为假的值」，也就是此时 Word 认为 C1 = C2。经过我的试验，我发现 Word 在执行这些规则时，可能有一个潜在的逻辑：由于首次判定时，还没有生成 C2，那么为了使 C2 有值不报错，会优先执行第三句 { SET C2 { MERGEFIELD 类别 } }，即这时 C2 也被赋值成了 A。

知道了这个问题，要修正一下就非常容易了。只需要针对第一条记录做一些特别处理，加入以下一行语句，使得在第一行时，强制显示一下第一行的类别。若不是第一行，则什么都不显示。其中，{ MERGESEQ } 表示的是第几条记录。

{ IF { MERGESEQ } = 1 "{ MERGEFIELD 类别 }" "" }

这样，我们只需要在邮件合并中，使用「规则」和「域」，编写如下域代码，一共四行：

{ IF { MERGESEQ } = 1 "{ MERGEFIELD 类别 }" "" }
{ SET C1 { MERGEFIELD 类别 } }
{ IF { C1 } <> { C2 } "{ MERGEFIELD 类别 }{ MERGEFIELD 明细 }" "{ MERGEFIELD 明细 }"}
{ SET C2 { MERGEFIELD 类别 } }

如果进一步考虑合并文档的格式和换行问题，最终你需要在 Word 中编辑域代码如下（注意换行的位置）：

{ IF { MERGESEQ } = 1 "{ MERGEFIELD 类别 }" "" }{ SET C1 { MERGEFIELD 类别 } }
{ IF { C1 } <> { C2 } "{ MERGEFIELD 类别 }
{ MERGEFIELD 明细 }" "{ MERGEFIELD 明细 }"}{ SET C2 { MERGEFIELD 类别 } }

同时，为了在最终生成的合并文件样式上区分「类别」和「明细」，直接编辑其使用不同的样式。

这样，最终合并得到的文档，就能顺利达成该提问读者希望的样子。

以上，就是关于 Word 中「邮件合并」相关的知识和技巧，大家如果还有更多的问题，欢迎在评论中交流探讨。